{

POLITICA PRIVIND AVERTIZAREA DE INTEGRITATE

1. Sumar

Prezenta politica este guvernata de Legea nr. 361 din 16 decembrie 2022 privind protectia avertizorilor in interes public si se aplica persoanelor care au luat cunostinta in context profesional de fapte ce reprezinta incalcari ale legii, produse sau care sunt susceptibile sa se produca in cadrul sau in legatura cu activitatea Prodvinalco S.A. (pe mai departe “Societatea”), fapte pe care persoanele respective doresc sa le semnaleze.

Obiectul prezentei politici consta in instituirea unor reguli si masuri interne de protectie a persoanelor care raporteaza incalcari ale legii care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca in cadrul Societatii, precum si in crearea unor conditii de raportare a suspiciunilor de incalcare a dispozitiilor legale in vigoare sau a standardelor de conduita prevazute la nivel intern.

2. Definitii – conform Legii nr. 361/2022

• avertizor in interes public – persoana fizica ce efectueaza o raportare anonima sau semnata prin intermediul canalelor puse la dispozitie de Societate;
• context profesional – activităţi profesionale, actuale sau anterioare, de orice natura, remunerate sau nu, desfasurate in cadrul Societatii, in baza carora persoanele pot obtine informatii referitoare la incalcari ale legii si pot suferi represalii in caz de raportare a acestora;
• informatii referitoare la incalcari ale legii – informatii, inclusiv suspiciuni rezonabile,cu privire la incalcari efective sau potentiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca in cadrul Societatii;
• persoana desemnata – angajatul Societatii numit de catre Societate ca persoana responsabila de primirea, inregistrarea, examinarea si solutionarea raportarilor. Persoana desemnata actioneaza cu impartialitate si se asigura ca pastreaza confidentialitatea identitatii avertizorului. De asemenea, va informa avertizorul cu privire la situatia actualizata a actiunilor subsecvente.
• persoană vizata prin raportare – persoana fizica sau juridica mentionata in raportare drept persoana careia i se atribuie incalcarea legii sau cu care persoana respectiva este asociata;
• raportare – comunicarea orală sau scrisă de informaţii, potrivit modalitatilor prevazute cu privire la orice fapta care reprezinta o incalcare a legii;
• raportare interna – comunicarea orala sau scrisa a informatiilor referitoare la incalcarile care fac obiectul prezentei politici, prin folosirea canalelor interne de raportare puse la dispozitie de Societate;
• represalii – orice actiune sau omisiune, directa sau indirecta, aparuta intr-un context profesional, care este determinata de raportare şi care provoaca sau poate provoca prejudicii avertizorului in interes public.

3. Situatii care pot face obiectul raportarii in sensul Legii nr. 361/2022, cu titlu de exemplu:

• Achizitii publice;
• Prevenirea spalarii banilor si prevenirea finantarii terorismului;
• Siguranta si conformitatea produselor;
• Siguranta transporturilor;
• Sanatatea publica;
• Protectia mediului;
• Protectia consumatorilor;
• Protectia vietii private si a datelor cu caracter personal, securitatea retelelor si a sistemelor informatice.

4. Cine poate face raportarea?

Orice angajat, fost angajat sau colaborator al Societatii poate efectua raportari atunci cand ia cunostinta de savarsirea unei fapte care constituie o incalcare a legii. Posibilitatea de a efectua raportari o au si actionarii, precum si persoanele care fac parte din consiliul de administratie sau din conducerea Societatii.

Avertizor poate fi orice persoana care indeplineste cumulativ urmatoarele:

• Constata cu buna-credinta potentialele incalcari ale legii sau normelor interne ale Societatii;
• Formuleaza o raportare privitor la fapte la care se refera prezenta politica;
• Are convingerea ca fapta respectiva constituie o incalcare a legii si, deci, actioneaza cu buna-credinta.

5. Modalitati de raportare:

In cadrul Societatii, raportarea se realizeaza prin mijloacele puse la dispozitie de catre Societate, si anume:

1. RAPORTARE TRANSMISA IN SCRIS SI SEMNATA, prin completarea si semnarea Formularului de raportare intocmit. Modelul Formularului de raportare este Anexa la prezenta Politica.Modalitati transmitere:

• pe adresa de e-mail: avertizori@prodvinalco.ro;
• predare catre persoana responsabila cu primirea raportarilor;
• depunerea in cutia special amenajata si amplasata la intrarea principala a Societatii.

2. RAPORTARE TRANSMISA ANONIM, cu conditia ca raportarea sa contina suficiente informatii referitoare la incalcari ale legii, care sa permită analizarea si solutionarea raportarii. Modalitati transmitere:

• prin completarea formularului disponibil pe site-ul societatii www.prodvinalco.ro, Sectiunea Link-uri Utile/Formular de raportare integritate si transmiterea in format electronic;
• prin completarea Sectiunii 2 Continutul raportarii din Formularul de raportare (modelul Formularului de raportare se gaseste in prezenta Politica) si transmiterea pe adresa de e-mail: avertizori@prodvinalco.ro;
• prin completarea Sectiunii 2 Continutul raportarii din Formularul de raportare (modelul Formularului de raportare se gaseste in prezenta Politica) si depunerea in cutia special amenajata si amplasata la intrarea principala a societatii.

NOTA:

– Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului in interes public se examineaza si se soluționeaza in masura in care contine indicii referitoare la incalcari ale legii, conform art. 6, alin. (2) din Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

3. PRIN INTALNIRE FATA IN FATA CU PERSOANA DESEMNATA: la solicitareaavertizorului, formulata in scris ori telefonic la numarul 0728853311, are loc o intalnire cu persoana responsabila cu primirea raportarilor.

In acest caz, persoana desemnata va inregistra conversatia intr-o forma durabila si accesibila sau, daca acest lucru nu este posibil, va consemna intr-un proces-verbal transcrierea cu exactitate a conversatiei, iar avertizorul are posibilitatea de a rectifica si de a-si exprima acordul cu privire la procesul-verbal, prin semnarea acestuia.

4. PRIN RAPORTARE PRIN TELEFON CATRE PERSOANA DESEMNATA: in cazul in care pentru raportare se utilizeaza o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocala in care conversatiile nu pot fi inregistrate, persoana desemnata va intocmi un proces-verbal de transcriere completa si exacta a conversatiei. Avertizorul va verifica, va putea rectifica si isi va exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversatiei, prin semnarea acestuia.

6. Continutul raportarii:

Raportarea va cuprinde cel puțin următoarele:

• numele şi prenumele avertizorului în interes public,
• datele de contact ale avertizorului în interes public,
• contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile,
• persoana vizată, dacă este cunoscută,
• descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul Societății,
• probele în susţinerea raportării,
• data,
• semnătura.

Formularul completat se va transmite conform prevederilor de mai sus. Persoana desemnata are indatorirea de a confirma primirea raportarii in termen de 7 zile calendaristice de la primire si de a o solutiona cu impartialitate, anuntand avertizorul ori de cate ori se constata o evolutie in ce priveste solutionarea. De asemenea, are obligatia de a asigura confidentialitatea identitatii acestuia.

Prin exceptie de la prevederile alin. (1), raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnatura avertizorului în interes public se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii referitoare la incalcari ale legii.

7. Evidenta raportarilor:

Raportarile se inscriu intr-un registru, care cuprinde:

• data primirii raportarii;
• numarul de inregistrare al raportarii;
• numele şi prenumele, adresa de corespondenta, CNP-ul, e-mailul, telefonul avertizorului in interes public;
• obiectul raportarii;
• termenul in care persoana desemnata a confirmat primirea raportarii;
• statusul raportarii;
• modalitatea de solutionare.

Societatea, prin persoana desemnata, are obligatia de a pastra evidenta raportarilor in registrul tinut in format electronic. Raportarile se pastreaza 5 ani, dupa care acestea se distrug.

8. Protectia avertizorului:

Societatea garanteaza lipsa exercitarii oricaror forme de represalii impotriva avertizorilor in interes public sau a amenintarilor cu represalii.

Astfel, Societatea garanteaza ca depunerea unei raportari cu buna-credinta nu va genera consecinte nefavorabile pentru avertizor, adica acesta nu va fi concediat sau nu i se vor modifica conditiile contractuale. De asemenea, nu va suferi niciun prejudiciu in ceea ce priveste dezvoltarea personala, salarizarea, programul de lucru, promovarea in munca, nu va fi hartuit, constrans, intimidat sau abuzat, nu i se va refuza transformarea unui contract de munca pe o perioda determinata intr-un contract pe perioada nedeterminata.

De asemenea, Societatiea garanteaza confidentialitatea identitatii avertizorului, cu exceptia situatiei in care avertizorul si-a dat acordul pentru divulgarea identitatii.

Societatea incurajeaza toti angajatii care iau cunostita de savarsirea unei fapte care reprezinta o incalcare a legii sau constientizeaza ca o astfel de fapta este pe cale sa se produca, sa o semnaleze. In acelasi timp, Societatea indeamna ca raportarile sa se realizeze cu buna credinta si nu va tolera sesizarile facute pentru a ponegri alti angajati.

Avertizorul in interes public beneficiaza de protectie doar daca indeplineste cumulativ urmatoarele cerinte:

• a luat cunostinta de incalcari ale legii in context profesional;
• a avut motive intemeiate sa creada ca informatiile referitoare la incalcarile raportate erau adevarate la momentul raportarii;
• a efectuat o raportare in conditiile descrise mai sus.

9. Modalitatea de investigare si solutionare:

La nivelul Societatii este denumita o persoana cu atributii in ceea ce priveste primirea, inregistrarea, efectuarea tuturor actiunilor subsecvente si solutionarea raportarilor. Aceasta persoana este denumita persoana desemnata. Pe langa atributiile deja mentionate, persoana desemnata are obligatia de a pastra confidentialitatea identitatii avertizorului, cu exceptia cazului in care acesta din urma isi da consimtamantul expres pentru a-i fi dezvaluita identitatea.

Raportarile primite se inregistreaza in registrul electronic creat in scopul indeplinirii obligatiilor prevazute de prezenta politica.

Daca persoana desemnata identifica lipsa unor informatii esentiale pentru solutionarea raportarii, aceasta ii poate solicita avertizorului informatii suplimentare. In acest sens, se va intocmi o declaratie suplimentara pe care avertizorul o va completa si o va semna.

Pentru inceput, persoana desemnata va realiza o verificare preliminara a raportarii, in urma careia va hotari daca o va analiza in continuare sau daca o va clasa.

Pentru raportarile care au primit statusul de analiza, persoana desemnata le va analiza astfel incat toate detaliile sa ii fie clare, iar in cazul in care este necesar, va apela si la alte persoane din cadrul Societatii. Pentru o solutionare eficienta a raportarii, persoana desemnata trebuie sa fi obtinut indicii cat mai amanuntite cu privire la fapta care face obiectul raportarii.

Raportarea va fi clasata ori de cate ori se constata ca raportarea este falsa in mod absolut sau cand incalcarea nu este vizata de prezenta politica, respectiv atunci cand informatiile furnizate au fost neindestulatoare, iar persoana desemnata a solicitat completarea acestora in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita.

Persoana desemnata va realiza toate demersurile necesare in vederea solutionarii raportarii, iar in baza raportului procedurii de clarificare pot fi luate mai multe masuri, cum ar fi, dar nelimitat la: initierea unei proceduri de cercetare disciplinara/penala impotriva angajatilor implicati; sesizarea

institutiilor de drept abilitate; implementarea unor procese sau proceduri suplimentare; modificarea proceselor și a procedurilor existente.

In ceea ce priveste avertizorii in interes public, este interzisa orice forma de represalii impotriva acestora, cum ar fi, de pilda, amenintari cu represalii sau tentative de represalii, in special cele care privesc suspendarea contractului individual de munca ori a raportului de serviciu, concedierea, modificarea contractului individual de munca, reducerea salariului si schimbarea programului de lucru, retrogradarea sau impiedicarea promovarii in munca si a dezvoltarii profesionale, aplicarea oricarei alte sanctiuni disciplinare, constrangerea, intimidarea, hartuirea, discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil, refuzul de a transforma un contract de munca pe o perioada determinata intr-un contract de munca pe durata nedeterminata, in cazul in care angajatul a avut asteptari legitime ca i s-ar oferi un post permanent, refuzul de a reinnoi un contract de munca pe o perioada determinata sau incetarea anticipata a unui astfel de contract, cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputatiei persoanei in cauza, in special pe platformele de comunicare sociala, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunitatilor de afaceri si a pierderii de venituri, includerea pe o lista sau intr-o baza de date negativa, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune ca persoana in cauza nu isi va gasi, in viitor, un loc de munca in respectivul sector sau in respectiva industrie, solicitarea de efectuare a unei evaluari psihiatrice sau medicale.

Persoana desemnata are obligatia de a instiinta avertizorul in interes public cu privire la modalitatea de solutionare a raportarii, chiar si atunci cand aceasta a fost clasata.

Nu in ultimul rand, vor fi efectuate activitati de prezentare a prezentei politici pentru ca toti angajatii sa ia cunostinta atat de ea, cat si de canalele de raportare puse la dispozitie pentru semnalarea neregulilor.

In cazul in care exista neintelegeri privind prezenta politica, pot fi solicitate persoanei desemnate informatii suplimentare.

Anexa 1 – Formular de raportare privind incalcari ale legii. Prezenta politica se aplica incepand cu data de 17 decembrie 2023.

Formular de raportare privind încălcări ale legii

1. Tip raportare: Canal intern

• Informațiile de mai sus sunt obligatorii pentru raportările care nu sunt anonime.

2. Conținutul raportării

⃝    SUNT DE ACORD cu prelucrarea datelor mele cu caracter personal, potrivit politicii de confidentialitate a Prodvinalco S.A., disponibilă pe https://www.prodvinalco.ro/politica-de-confidentialitate/.

⃝    SUNT DE ACORD cu divulgarea identitatii mele si altor persoane decât persoanei desemnate, in masura in care acest lucru este necesar.

3. Data si semnătura

ATENȚIE: Pentru raportările anonime, se va completa doar Secțiunea 2 – Conținutul Raportării.

ATENȚIE: Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează și se soluționează în măsura în care conține indicii temeinice referitoare la încălcări ale legii, conform art. 6, alin. (2) din Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

___________________

i Raportarea se face în scris, pe suport hârtie, în format electronic, pe adresa de e-mail: avertizori@prodvinalco.ro, sau prin întâlnire faţă în faţă cu persoana responsabila cu primirea raportarilor, la cererea avertizorului în interes public formulata in scris ori telefonic la numarul: 0728853311. Indiferent de forma aleasă de a transmite o raportare, este obligatoriu să fie urmată prezenta structură.

ii Încălcări ale legii – fapte care constau într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc domenii cum ar fi: achiziţiile publice; serviciile, produsele şi pieţele financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului; siguranţa şi conformitatea produselor; siguranţa transportului; protecţia mediului; protecţia radiologică şi siguranţa nucleară; siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor; sănătatea publică; protecţia consumatorilor; protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice, încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menţionate la art. 325 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene şi cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene; încălcări referitoare la piaţa internă, menţionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii.